Kamis, 27 Oktober 2011

Manajemen Waktu Proyek


Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek adalah tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek di butuhkan manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat selesai sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :
1.      Urutan Aktifitas Proyek.
Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.
2.      Mendefinisikan Aktifitas Proyek.
Merupakan sebuah proses untuk mendifinisikan setiap aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
3.      Mengontrol dan Mengendalikan Jadwal Proyek.
Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak.
4.      Estimasi Aktivitas Sumber daya Proyek.
Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.
5.      Estimasi Durasi Kegiatan Proyek.
Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.


6.      Membuat Jadwal Proyek
Setelah selurh aktivitas, waktu dan sumber daya proye terdefinisi dengan jelas, maka seorang manajer proyek akan membuat jadwal proyek. Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untuk menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.

Definisi Aktivitas
Aktivitas atau tugas adlah elemen pekerjaan yang biasanya ditemukan pada WBS yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumber daya. Jadwal proyek juga menjadi dokumen mendasar yang mengawali proyek yang mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek tersebut, juga mengenai informasi anggaran. Definisi aktivitas juga mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yang mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat di buat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yang realistis.

Daftar Aktivitas
Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek, dan daftar aktivitas ini harus mencakup :
-          Nama aktivitas
-          Nomor atau identitas aktivitas
-          Deskripsi singkat tentang aktivitas
Attribut aktivitas menyediakan informasi yang lebih banya tentang setiap aktivitas, misalnya tentang aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumber daya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas.

Milestone
Milestone adalah kejadian penting yang biasanya tidak mempunya durasi dan seringkali dibutuhkan beberapa aktivitas dan banyak pekerjaan untuk menyelesaikan sebuah milestone, milestone merupakan tool yang sangat berjuna untuk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress) misalnya :
-          Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh customer
-          Penyelesaian produk-produk spesifik


Urutan aktivitas
Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan ketergantungan antara yang satu dengan yang lainnya, ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dengan pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek. Urutan proyek dapat digambarkan dengan berbagai diagram, antara lain :
-          Network Diagram & Critical Path Analysis
-          Predecence Diagram

Network Diagram / Diagram jaringan merupakan teknik yang digunakan untuk memperlihatkan pengurutan aktivitas, sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek. Terdapat dua format utama yaitu :
-          Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
-          Predecence Diagram Method
Contoh dari Activity on Arrow atau AOA
Catatan: Asumsikan bahwa semua durasi adalah dalam satuan hari ;A=1 berarti aktivitas A mempunya durasi 1 hari.

Aktivitas dinyatakan dengan anak pana (Arrow)
Titik ( node ) atau lingkaran berada pada ujung awal dan ujung akhir aktivitas
Hanya dapat memperlihatkan ketergantungan Finish to start
Cara-cara membuat Diagram AOA
-          Temukan semua aktivitas yang berawal dari node 1. Gambarkan node selesainya dan kemudian gambarkan anak panah antara kedua node tersebut. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi untuk aktivitas yang bersangkutan.
-          Lanjutkan dengan menggambar diagram dari kiri ke kanan. Perhatikan jika ada burst dan merge, Burst terjadi jika node tunggal di ikuti oleh dua atau lebih aktivitas, sedangkan merge terjadi jika dua atau lebih node mendahului sebuah node tunggal
-          Lanjutkan hingga semua aktivitas yang mempunyai ketergantungan satu sama lain telah dimasukkan ke dalam diagram.
-          Semua anak panah mengarah ke kanan dan tidak ada anak panah yang menyilang diagram jaringan AOA.

Precedence Diagramming Method (PDM)
-          Semua aktivitas di nyatakan menggunakan kotak (Boxes)
-          Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitas-aktivitas
-          PDM lebih popular daripada metode ADM dan sering digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek.
-          Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe ketergantungan yang berbeda

Contoh Diagram Jaringan PDM

Estimasi Sumber Daya Aktivitas
Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah selanjutnya dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas-aktivitas tsb, Orang yang melakukan/bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas/pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasidurasi aktivitas, sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

Membangun Jadwal
            Gunakan hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk mambangun jadwal. Sehingga lebih mudah dalam menentukan tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas, tujuan utama dari proses ini adalah untuk membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat yang dapat digunakan antara lain : Gantt Charts, PERT analysis, critical path analysis dan critical chain scheduling
1.      Gantt Charts
Gantt Charts menampilkan jadwal proyek dengan format standar, yaitu dengan menampilkan daftar aktivitas beserta tanggal awal dan akhirnya dalam format kalender.
Contoh dari Gantt Charts

2.      Critical Path Method (CPM)
CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan / aktivitas-aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total, critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat di selesaikan.
atau anda bisa download materi berbentuk word disini

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Silahkan berkomentar.
dan terima kasih jika anda telah berkomentar.